Vous venez de manquer un rendez-vous important. Ou encore, vous devez remettre
pour une énième fois une rencontre avec un de vos collègues. En gros, vous courrez constamment après votre temps afin de garder la tête hors de l’eau. Rassurez-vous-vous n’êtes pas seul.e… mais on va se le dire, ce n’est loin d’être rassurant!
Quelques statistiques sur la gestion de temps |
62% des travailleurs canadiens ont des difficultés à gérer leur charge de travail quotidienne (ADP, 2019) |
42% des travailleurs canadiens considèrent que la gestion du temps était leur plus grande difficulté en milieu de travail (Robert Half, 2018) |
41% des travailleurs canadiens estiment que leur stress est lié à une mauvaise gestion de leur temps (Léger, 2019) |
43% des travailleurs canadiens souhaitent recevoir davantage de formation sur la gestion du temps (Hays, 2019) |
56% des travailleurs canadiens croient que leur entreprise ne met pas suffisamment d’outils à leur disposition pour les aider à gérer leur temps de travail (Angus Reid, 2018) |
74% des travailleurs français estimaient que leur entreprise ne les aidait pas suffisamment à gérer leur temps de travail (OpinionWay, 2019) |
50% des travailleurs québécois croient qu’ils passent trop de temps en réunions et en courriels inutiles (Mouvement québécois de la qualité, 2018) |
Le temps une ressource renouvelable… jusqu’à un certain point!
En milieu de travail (et même dans sa vie personnelle), le temps est une ressource rare qu’il faut bien utiliser. Sans vouloir vous convaincre de l’importance de bien gérer son temps au travail (car tout humain souhaite bien gérer son temps), rappelez-vous des impacts positifs qu’elle peut avoir sur vous :
Réduction de votre niveau de stress : En ayant une vision claire de vos tâches et priorités, le stress associé à votre charge de travail et à la gestion du temps sera diminué. L’impact sur votre santé mentale sera important.
Renforcement de votre confiance en vous : En réussissant à gérer votre temps de manière efficace, vous vous sentirez en mesure d’accomplir les tâches que vous avez et même, de réaliser de grandes choses !
Meilleur équilibre travail-vie personnelle : En gérant efficacement votre temps, vous aurez plus de temps pour votre vie personnelle, donc plus de temps à faire ce que vous souhaitez, passer du temps avec votre famille ou même, prendre soin de vous !
Amélioration de votre réputation professionnelle : En étant plus efficace pour gérer vos livrables, vous serez perçu comme quelqu’un de plus fiable et mieux organisé ce qui augmentera la confiance de vos collègues à votre égard.
Plus productif : Une journée bien planifiée permettra de maximiser votre temps et surtout, vos énergies aux bons endroits.
Stimulation de votre motivation : En ayant des objectifs clairs et en accomplissant des tâches importantes, vous augmenterez votre niveau de motivation et votre engagement envers votre travail.
Plus de temps pour l’apprentissage en continu : En ayant plus de temps pour la formation et l'apprentissage, vous pouvez améliorer vos compétences et votre expertise, ce qui peut vous aider à progresser dans votre carrière.
Alors, on fait comment ?
Évidemment, pas de recettes magiques ici mais… plusieurs astuces pour vous permettre de trouver la méthode qui vous convient. Avant tout, une gestion efficace du temps consiste à définir ses objectifs et ses priorités. Il est important de savoir où vous voulez aller pour pouvoir planifier le chemin pour y arriver. Prenez le temps de réfléchir à ce qui est vraiment important pour vous et à ce que vous voulez accomplir dans votre vie personnelle et professionnelle. Une fois que vous avez identifié vos objectifs, vous pouvez les classer par ordre de priorité. Cela vous permettra de déterminer les tâches les plus importantes et les plus urgentes à accomplir en premier. Une fois vos objectifs et vos priorités définis, il est temps de planifier votre temps. La planification est cruciale pour réussir à accomplir vos tâches de manière efficace. Vous pouvez utiliser un calendrier, un agenda ou une liste de tâches pour planifier vos activités quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour chaque tâche et incluez des périodes de repos pour éviter l'épuisement professionnel.
1. La matrice d’Eisenhower
La matrice Eisenhower est un outil de gestion du temps qui aide à prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. La matrice est divisée en quatre quadrants.
Le premier quadrant est pour les tâches importantes et urgentes, comme résoudre une crise ou rendre un travail pour une échéance. Ces tâches sont comme des incendies que vous devez éteindre rapidement !
Le deuxième quadrant est pour les tâches importantes mais non urgentes, comme planifier un projet ou se former à de nouvelles compétences. Ces tâches sont importantes pour votre développement à long terme, mais elles ne nécessitent pas une action immédiate.
Le troisième quadrant est pour les tâches non importantes mais urgentes, comme répondre à des e-mails ou prendre des appels. Ces tâches peuvent sembler importantes à première vue, mais elles ne sont pas vraiment nécessaires pour atteindre vos objectifs à long terme.
Le quatrième quadrant est pour les tâches non importantes et non urgentes, comme regarder des vidéos sans grande utilité sur Internet ou faire des tâches ménagères mineures. Ces tâches ne sont pas vraiment nécessaires et ne vous rapprochent pas de vos objectifs.
2. La loi de Pareto (ou la règle du 80-20)
La loi de Pareto est une théorie qui affirme que 80 % des résultats proviennent de 20 % des actions.
Imaginez que vous êtes un amateur de pizza, et vous avez un choix de 10 garnitures différentes. Selon la loi de Pareto, vous ne devriez vraiment vous soucier que de deux garnitures, car 80% de votre plaisir de manger une pizza viendra des 20% des garnitures que vous avez choisies. Cela signifie que vous pouvez économiser votre temps et votre argent en ne vous concentrant que sur ces deux garnitures et en ignorant les autres.
La loi de Pareto vous enseigne qu'il est important de savoir ce qui est vraiment important et ce qui ne l'est pas. Vous pouvez utiliser cette règle pour économiser votre temps, votre argent et votre énergie en vous concentrant sur les choses qui ont le plus d'impact. Alors, la prochaine fois que vous ferez des choix difficiles, souvenez-vous de la règle des 80/20 et concentrez-vous sur les éléments les plus importants.
3. La méthode de planification rapide (RPM)
La méthode de planification rapide (RPM) est une technique de gestion du temps qui aide à atteindre des objectifs en se concentrant sur les résultats plutôt que sur les tâches.
Imaginez que vous êtes un coureur de marathon, et que vous voulez atteindre votre objectif de terminer la course en moins de 4 heures. Selon la méthode RPM, vous ne devriez pas vous concentrer sur les tâches que vous devez accomplir pour vous préparer à la course, comme courir 10 kilomètres tous les jours ou faire des étirements. Au lieu de cela, vous devez vous concentrer sur le résultat final : terminer le marathon en moins de 4 heures.
En utilisant la méthode RPM, vous pouvez travailler à l'envers à partir de votre objectif final et décomposer la course en étapes plus petites. Par exemple, vous pourriez commencer par planifier votre rythme de course, puis travailler sur votre endurance et votre force. Vous pourriez également vous concentrer sur la nutrition et le sommeil pour vous assurer d'être en forme le jour de la course.
La méthode RPM vous encourage à vous concentrer sur les résultats plutôt que sur les tâches, ce qui peut vous aider à atteindre vos objectifs plus rapidement et plus efficacement. Alors, la prochaine fois que vous vous fixez un objectif, rappelez-vous de vous concentrer sur les résultats que vous voulez atteindre et travaillez à l'envers à partir de là.
4. La méthode par blocs de temps
La méthode par blocs de temps est une technique de gestion du temps qui consiste à planifier votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques.
Imaginez que vous êtes un super-héros qui doit sauver le monde en une journée. Vous avez des missions à accomplir, des vilains à vaincre et un emploi du temps chargé. Selon cette méthode vous devez diviser votre journée en blocs de temps dédiés à des tâches spécifiques. Par exemple, vous pourriez consacrer un bloc de temps de 9h à 10h pour sauver des chats coincés dans des arbres, un bloc de temps de 11h à 12h pour vaincre un ennemi puissant, et ainsi de suite.
La méthode par blocs de temps vous permet de planifier votre journée de manière efficace et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Vous pouvez également utiliser cette technique pour éviter les distractions et les interruptions en vous consacrant entièrement à chaque bloc de temps.
Attention. Attention aux distractions !
La gestion des distractions est un autre élément clé pour une gestion efficace du temps. Les distractions peuvent être très nombreuses, qu'il s'agisse d'appels téléphoniques, de notifications de messagerie instantanée ou de réseaux sociaux. Il est important de limiter ces distractions en les planifiant à des moments précis de la journée. Vous pouvez également mettre votre téléphone en mode silencieux ou utiliser des applications de blocage de distractions pour éviter les interruptions pendant votre temps de travail.
Petit top 10 des distractions les plus courantes lors d’une journée de travail
Les médias sociaux
Les courriels
Les appels téléphoniques
Les réunions
Les collègues
La messagerie instantanée
Les notifications
Les pauses-café
La musique
Les tâches personnelles
Les distractions ont un impact considérable sur la productivité et la gestion du temps.
Le personnel de bureau est généralement distrait entre 10 à (RescueTime) et 11 minutes par heure (Harvard Business Review) ;
Il faut environ 23 minutes pour revenir à la tâche initiale après avoir été interrompus (Université de la Californie) ;
70% des travailleurs déclarent être régulièrement distraits par leur téléphone portable pendant les heures de travail (Udemy).
Savoir que notre esprit est aussi stable que la météo en avril est cruciale pour éviter les distractions et les pertes de temps. En étant conscient de notre tendance à être aussi facilement distrait, il est possible de mettre en place des stratégies pour rester concentrés sur notre travail et éviter les interruptions inutiles. En évitant les distractions et en optimisant notre temps de travail, nous pouvons être plus productifs, efficaces et accomplir davantage de tâches en moins de temps. Nous serons même tellement concentrés que nous pourrions oublier de boire notre café matinal (ne vous inquiétez pas, c’est une blague… le café on ne peut jamais l’oublier !)
Le temps est une ressource précieuse et rare qu'il est important de bien gérer pour réduire le stress, renforcer la confiance en soi, améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle, augmenter sa productivité, sa motivation et sa réputation professionnelle. Il n'y a pas de recette magique, mais plusieurs astuces peuvent vous aider à mieux gérer votre temps, comme définir ses objectifs et ses priorités, planifier son temps et utiliser des outils de gestion du temps, comme la matrice d'Eisenhower. En fin de compte, si vous avez l'impression de courir constamment après le temps, rappelez-vous que vous n'êtes pas seul.e, mais avec une bonne gestion de votre temps, vous pouvez vous libérer du temps pour des choses plus agréables et importantes...comme regarder en rafale votre série préférée ou faire une sieste bien méritée !
Bonne gestion de votre temps et de vos priorités!
